La transformation digitale est un enjeu crucial pour les entreprises de tous les secteurs. Elle implique une révision des processus de gestion de documents, notamment avec l’adoption croissante de la dématérialisation et la substitution progressive des supports papier par des formats électroniques. Les entreprises qui réussissent à intégrer ces changements de manière efficace sont celles qui seront les mieux positionnées pour réussir à l’ère digitale. Par conséquent, pour se mettre à la dématérialisation, une entreprise ou même une organisation publique doivent impérativement passer le cap de l’archivage électronique.

Quête de l’efficacité, la gestion dématérialisée des documents d’entreprise passe inéluctablement par l’implémentation d’une solution GED ou SAE, contribuant ainsi à réduire l’empreinte écologique de l’entreprise et révolutionner la gestion électronique des documents.

Pourquoi la dématérialisation est-elle importante pour votre entreprise?

La dématérialisation est un processus clé pour les entreprises qui cherchent à maximiser leur efficacité et à réduire leurs coûts. En remplaçant les documents papier par des formats électroniques, les entreprises peuvent économiser sur les coûts d’impression et de stockage, tout en améliorant la rapidité et la fiabilité de la gestion de leurs documents.

En outre, la dématérialisation facilite la collaboration et la communication entre les différents départements de l’entreprise, ainsi que la sécurité des données en limitant les risques de perte ou de vol de documents importants.

Toutefois, cela va bien plus loin. Un projet de dématérialisation est plus qu’une révolution technologique. C’est un changement des processus organisationnel, il faut d’abord mettre de l’ordre dans les productions des flux documentaires (entrants et sortants), comprendre la façon dont les documents doivent être archivés et classés.

Qu’est-ce que l’archivage électronique et comment peut-il vous aider à réussir votre projet de transformation digitale?

L’archivage électronique est un processus consistant à conserver de manière sécurisée des données numériques à long terme. Il est plus restrictif que la gestion électronique de documents (GED) car les documents archivés ne peuvent pas être modifiés. La GED, quant à elle, concerne les documents en cours de production qui ne sont pas encore validés, modifiables et distribuables. L’archivage électronique est une solution pour conserver des documents qui ont une valeur probante, ils ne peuvent pas être modifiés.

Comme étant une composante de la dématérialisation, l’archivage électronique permet de remplacer les documents papiers par des versions électroniques, ce qui facilite l’accès, la recherche et la gestion de ces documents. De ce fait, grâce à l’archivage électronique, la virtualisation de contenu matériel est un moyen efficace pour les entreprises de moderniser leur fonctionnement, rendre numérique l’ensemble des documents papier et de s’adapter à l’ère digitale.

Ainsi, pour se mettre à la dématérialisation, classer, tracer et protéger seront les points clés d’un projet d’archivage électronique. Ce dernier est considéré comme l’ultime étape, et pour bien réussir cette phase, il est recommandé d’investir dans une solution de dématérialisation qui tient compte notamment de ;

• • La prise d’empreinte et le scellement du document,

  • Le chiffrement ou la signature électronique du fichier,

  • L’intégrité, la sécurité des équipements et de l’infrastructure IT dédiée à l’archivage électronique,

  • La gestion des droits d’accès

  • Horodatage et enregistrement des modifications effectuées sur les archives.

Comment l’archivage électronique peut être un élément clé de la dématérialisation réussie de votre entreprise?

L’archivage électronique est la dernière étape de la dématérialisation, qui vise à rassembler, organiser et conserver les données numériques de manière sécurisée. Il facilite l’accès aux documents et garantit leur origine et fiabilité. Le but d’un système d’archivage électronique (SEA) est de garantir la confiance dans les documents en fournissant un environnement sécurisé pour les utilisateurs accrédités et en assurant la confidentialité, l’intégrité et la pérennité des documents électroniques probants de l’entreprise.

L’archivage électronique et la dématérialisation sont étroitement liés car l’archivage électronique permet la conservation à long terme de documents numériques, tandis que la dématérialisation consiste à remplacer les documents physiques par des versions numériques.

Parmi les documents qui peuvent être archivés électroniquement et dématérialisés on peut citer :

• • Les factures et bons de commande;

  • Les documents juridiques et contrats;

  • Les dossiers médicaux électroniques;

  • Les relevés bancaires et états financiers;

  • Les documents de formations et les manuels de production

• etc.…